Как подключить почтовый ящик Gmail к CRM
Синхронизация почтового ящика Gmail и CRM помогает управлять email письмами и автоматизировать сбор и обновление данных о взаимодействии с клиентами, обрабатывать клиентские запросы и распределять их между сотрудниками. Это упрощает анализ и отслеживание коммуникаций с клиентами и партнерами.
В статье рассмотрим, как подключить почтовый ящик к вашей CRM.
Синхронизация предполагает предоставление доступа к вашему электронному адресу для чтения, создания, отправки и безвозвратного удаления всех ваших электронных писем.
Использование SendPulse Gmail Integration и передача информации, полученной от Google API, в любое другое приложение будет осуществляться в соответствии с Политикой данных пользователей служб Google API, включая требования к ограниченному использованию.
Перед началом работы вы можете ознакомиться с политикой конфиденциальности и Условиями использования.
Подключите почтовый ящик
Перейдите в раздел CRM > Почта (Inbox) и нажмите Подключить почту (Connect inbox).
В открывшемся модальном окне на вкладке Почтовый сервис (Email client) нажмите Авторизироваться (Log in) напротив почтового ящика Gmail.
Подключенная почта будет доступна всем пользователям аккаунта, чья роль предполагает доступ к интеграциям CRM.
Читайте также: Как управлять ролями пользователей.
В открывшейся вкладке браузера выберите почту, которую вы хотите подключить и разрешите синхронизацию с SendPulse.
Подождите, пока синхронизация завершится — это может занять до 5 минут.
При синхронизации будет загружено 1000 последних писем из вашей почты. Затем при получении новых писем они будут добавляться к предварительно загруженным.
Подключение другого почтового ящика через IMAP/SMTP
Для подключения почтового ящика необходимо предоставить доступ к нему SendPulse. Для этого перейдите к IMAP-настройкам вашего почтового сервиса и создайте новый доступ. Затем потребуется сгенерировать пароль, который будет вводиться при подключении почтового ящика.
Перейдите на вкладку IMAP и введите данные для подключения почтового ящика: адрес электронной почты, пароль для IMAP-доступа, адреса и порты серверов IMAP и SMTP вашего почтового сервиса.
Подробнее о доступах и настройках сервера в популярных почтовых ящиках: Yahoo, Proton, Zoho, iCloud, AOL, GMX и FastMail.
Разные почтовые сервисы могут иметь различные настройки подключения доступа. Если ваш почтовый сервис не входит в перечисленные выше, обратитесь в его службу поддержки для настройки подключения через IMAP/SMTP.
Настройте работу ящика
Вы можете добавлять или удалять почтовые ящики, добавлять подпись и имя отправителя, а также настраивать автоматическое создание контактов и сделок в CRM и назначить ответственного.
Добавление почтовых ящиков
Вы можете подключить несколько почтовых ящиков, например для каждого менеджера компании.
Для этого разверните список с вашим почтовым адресом и нажмите Добавить ящик (Add inbox).
Также с помощью выпадающего списка вы сможете переключаться между разными почтовыми ящиками, выбирая нужный для просмотра и работы.
Нажмите на значок редактирования напротив почты, чтобы перейти в настройку почтового ящика: добавить имя и подпись и настроить действия в CRM.
Добавление имени и подписи отправителя
Вы можете отредактировать имя отправителя – тогда отправленные в CRM письма будут подписаны новым именем. По умолчанию в поле содержится имя владельца аккаунта.
Также вы можете создать подпись, которая будет автоматически добавляться в конце писем. Вы сможете ее увидеть в теле письма и при необходимости отредактировать во время составлении письма.
Эта подпись и имя не синхронизируются с почтой, поэтому настройки не повлияют на письма, которые вы будете отправлять с Gmail напрямую.
Введите подпись и при необходимости отформатируйте текст.
Действия в CRM
Вы можете настроить автоматическое создание сделок и контактов в CRM после получения и отправки писем.
Для этого активируйте опцию Создавать сделки для новых email адресов (Create deals for new email addresses). Выберите, в какую воронку и на какой этап сохранять сделку, а также назначьте ответственного менеджера.
Чтобы настроить автоматическое создание новых контактов, отметьте, для каких писем это необходимо делать:
- входящих писем с нового email адреса (incoming emails from new email addresses);
- исходящих писем на новый email адрес (outcoming emails to new email addresses).
При добавлении почтового ящика через IMAP/SMTP вы можете выбрать папки из вашего почтового сервиса, которые будут синхронизированы с вашим аккаунтом SendPulse.
В этом случае письма, полученные через CRM-систему, не будут отображаться в ящике почтового сервиса.
Удаление почтового ящика
Вы можете удалить любой почтовый ящик из вашего аккаунта – тогда все отправленные или полученные письма будут удалены. Запись об отправке писем будет сохранена только в истории сделок и контактов.
Читайте также: История контактов, История сделок.
Нажмите Удалить почтовый ящик (Delete imail inbox) и подтвердите действие.
Управляйте письмами
Вы можете просматривать письма, создавать и отправлять новые, отмечать их как важные или непрочитанные, искать письма по их контенту, а также удалять их исключительно с CRM.
Просмотр
CRM синхронизируется с почтой и обновляет список писем каждые 5 минут.
Изменение статуса прочтения не синхронизируется с почтой. Поэтому если вы откроете письмо в CRM, статус на почте останется неизменным, и наоборот.
Все письма скачивают с актуальным статусом открытия. Непрочитанные показываются более светлым цветом.
Все письма вы можете найти в таких вкладках: Входящие, Отправленные, Черновики, Помеченные, Корзина.
Также вы можете пометить письмо, как непрочитанное, даже если оно было открыто. Для этого откройте письмо и нажмите значок конверта.
Отправка
Чтобы создать письмо, нажмите Отправить письмо (Send email).
Введите адрес получателя.
Если вы хотите отправить письмо одному из ваших контактов, начните вводить его почтовый адрес — все адреса с такой комбинацией букв будут доступны в выпадающем списке.
Вы можете добавить несколько адресов, которые будут доступны в письме (Cc — получатели будут знать о наличии друг друга).
Введите тему письма и текст в соответствующих полях. Если вы настраиваете подпись, она будет добавлена в текст автоматически.
Также можно добавить вложения — для этого нажмите + Добавить файл (+ Add file).
Нажмите Отправить, чтобы отправить письмо сразу, или нажмите Сохранить в черновик, чтобы добавить письмо во вкладку Черновики.
Поиск
Вы можете искать письма по определенным словам из текста. Для этого введите слово в поисковой строке и нажмите Enter.
Удаление
Когда письма удаляются только в CRM, то в Gmail они остаются без изменений.
Чтобы удалить одно или несколько писем из списка, отметьте их галочкой и нажмите Удалить (Delete).
Чтобы удалить отдельное письмо, разверните его и нажмите значок корзины.
Добавьте переписку к заданию или сделке
Вы можете добавить историю переписки к задаче или сделке, тогда все письма их треда будут добавлены в историю.
Откройте нужное письмо и спуститесь вниз и выберите:
| Добавить сделку (Add deal) |
Для создания нового соглашения на основе этого письма нажмите Добавить новую сделку и заполните все необходимые поля в правой открывшейся панели. Новая сделка будет добавлена в выбранную воронку, а в ее истории будут сохранены все письма, которые были отправлены или получены в треде. Чтобы добавить переписку в существующее соглашение, нажмите Добавить сделку и начните вводить ее название. Выберите сделку из выпадающего списка. |
| Добавить задачу (Add task) |
Чтобы создать новую задачу на основе этого письма, нажмите Добавить новую задачу и заполните все необходимые поля в правой открывшейся панели. Новая задача будет добавлена на выбранную доску, а в ее истории будут сохранены все письма, которые были отправлены или получены в треде. Чтобы добавить переписку в существующую задачу, нажмите Добавить задачу и начните вводить название. Выберите задачу из выпадающего списка. |
Чтобы отвязать сделку или задачу, нажмите на крестик в соответствующей секции.
Добавьте контакты из письма
Если вы не активировали сохранение всех новых контактов во время настройки интеграции, можно сохранить контакты из определенной переписки.
Для этого нажмите Добавить контакт (Add contact) и выберите кого добавить. Чтобы добавить один контакт, нажмите кнопку +, измените данные в правой панели и сохраните контакт. Чтобы добавить всех участников переписки без редактирования, нажмите Добавить все адреса в контакты — тогда будут добавлены имена и почты всех участников как отдельные контакты.
В карточке созданных контактов автоматически будут добавлены все письма в историю событий.
Обновлено: 27.02.2025
или